SERVICE FINANCIER
Missions et activités du Service Financier
Le Service Financier gère l'ensemble des ressources financières du PhLAM, qu'il s'agisse du fonctionnement général ou des projets de recherche portés par ses chercheurs. Ce service travaille en étroite collaboration avec les différents services et directions (financière, valorisation, etc.) de l'Université de Lille et la Délégation Régionale du CNRS (DR18). Le Service Financier coordonne et gère l'ensemble des opérations financières de l'Unité : émission des bons de commande (2000/an), des ordres de mission (450/an), suivi des livraisons, résolution des litiges avec les fournisseurs, établissement des fiches d'inventaire, etc. Il veille également à la bonne utilisation des crédits et au respect des règles budgétaires et comptables. Enfin, il prépare les rapports financiers des projets de recherche en s'assurant que toutes les dépenses déclarées sont éligibles, et participe aux audits financiers en fournissant tous les documents financiers demandés.
Vous pouvez nous trouver au bureau 123-125 (Accueil du service Financier – cf Photo ci-dessus) et bureau 137 (Bureau Anthony) du bâtiment P5.
Activités
Composition et organisation du Service Financier
Depuis septembre 2022, le Service financier est organisé en portefeuille de gestion, afin de garantir une plus grande efficacité et une meilleure continuité de service. Au 31/12/2023, le Service Financier (SF) est composé de :
Anthony est Responsable du Service Financier et en définit l’organisation. Il est le responsable hiérarchique des membres du Service financier. Il joue également un rôle de conseil auprès du directeur d'unité et des chercheurs sur les questions financières. Il fournit tous les tableaux de synthèse, outils de pilotage et statistiques nécessaires à la gestion du budget du laboratoire. Il veille également à la bonne utilisation des fonds, en s'assurant que toutes les dépenses sont conformes aux procédures financières en vigueur.
Chargée de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel (depuis avril 2024), Karen est en charge de la gestion financière des équipes de recherche PMI/ PCMT/ Systèmes quantiques. Depuis avril 2024, elle est en charge de l'inventaire physique et numérique et de l'archivage physique et numérique.
Assistante administrative et financière, Christine est en charge de la gestion financière des ressources de l'équipe de recherche DYSCO. Elle est également très impliquée dans la gestion financière du GDR ImaBio.
Technicien en gestion administrative, avec des responsabilités particulières, Jean-Loïc est en charge de la gestion financière des ressources de l'équipe de recherche Photonique. Il s'occupe également des financements généraux (crédits hygiène et sécurité, crédits de la direction, etc.)
Réalisation du Service Financier
Voici une liste d'éléments qui démontrent l'amélioration de la qualité de la gestion du Service Financier au cours des dernières années :
- Consommation quasi optimale (>99%) de la subvention d'Etat et des ressources propres
- Immobilisation de tous les équipements
- Régularisation des dépenses liées aux cartes d'achat dans un délai de 5 jours ;
- Réduction des délais dans le processus de paiement des factures ;
- Récupération systématique des bons de livraison ;
- Réduction du temps de traitement des bons de commande ;
- 100% des agents voyagent avec un ordre de mission ;
- Résolution des litiges avec les fournisseurs ;
- Apurement des commandes en cours ;
- Prise en compte de toutes les recommandations des audits financiers 2019 et 2020 (comme illustré par l'audit financier 2024).